Itämeren alueen johtavalla kuivalastien kuljettajalla ESL Shippingillä on kriittinen rooli energia-alan ja teollisuuden raaka-ainetoimittajana. Tässä työssä toimiva tietotekniikka on avainroolissa. Liiketoimintojen tueksi rakennettu hankintajärjestelmä syntyi yhteistyössä Cybercom Plenwaren kanssa.
Aspo-konserniin kuuluva ESL Shipping palvelee energiantuottajia sekä etenkin teräs- ja kemianteollisuutta. Varustamo hoitaa erityisesti täsmällisiin aikatauluihin perustuvaa just on time -toimintatapaa hyödyntävien yritysten tärkeitä kuljetuksia.
Cybercom Plenware toteutti ESL:n kumppanina varustamolle hankintaohjelman, josta on merkittävää hyötyä yhtiölle. – Tärkeät laivojen teknisiin hankintoihin liittyvät useamman miljoonan euron vuosittaiset ostot hoidettiin aiemmin Excel- pohjaisesti, kertoo Business Controller Kimmo Valtonen. Yhteistyössä Cybercomin asiantuntijoiden kanssa ESL Shippingille luotiin hankintajärjestelmä, joka säästää työtunteja, minimoi riskejä sekä tehostaa toimintaa kokonaisvaltaisesti.
Rutiinityö pois, tehokkuutta peliin
ESL Shippingin kalusto koostuu kaikkiaan 16 yksiköstä, laivoista ja puskuproomuyhdistelmistä. Nyt uuden järjestelmän avulla hallitaan tekniset hankinnat, oli kyse sitten laivojen köysistä tai moottoreiden osista. – Halusimme järjestelmän, joka tekee hankintatoiminnasta yhdenmukaista ja selkeää. Noin 5 000 laskun tilauksen vuotuinen käsittely helpottui järjestelmän myötä, Kimmo Valtonen kertoo. – ESL Pro:ksi nimeämämme ohjelma tuo täysin uutta ulottuvuutta toimintaamme. Järjestelmää on myös helppo ja mukava käyttää. Hankintaohjelmaan on toteutettu myös liittymä laskujen käsittelyjärjestelmään.
– Kun nämä kommunikoivat keskenään, tiliöinnit siirtyvät hankintaohjelmasta laskujen käsittelyohjelmaan, ja se vähentää työtä. ESL Shipping teki syksyllä 2008 päätöksen aloittaa hankintatoiminnan kehittäminen. Cybercom oli oikeaan aikaan liikkeellä. – Yhteistyömme alkoi sattumalta, kun Cybercom Plenwareen kuuluvasta NSD Consulting Oy:stä oltiin meille päin yhteydessä ja tiedusteltiin kiinnostustamme kehittää asioita yhdessä, Kimmo Valtonen muistelee. – Kilpailutimme tarjoajia, ja NSD:n erittäin pätevät ihmiset ja osaaminen erottuivat edukseen. Projektin ensimmäinen vaihe edistyi nopeasti ja järjestelmä on ollut käytössä keväästä 2009 lähtien.
Järjestelmähankkeen kakkosvaiheessa teknisten hankintojen tilaamisvastuuta siirretään laivoille. – Ostoehdotus tulee jatkossa laivalta suoraan hankintaohjelmaan suoraviivaistaen näin koko hankintaprosessia.